3112014-05-20 16:42
Robert Half的一项调查显示，85%的人力资源经理相信，一个人的工作空间，能反映出他的专业性。
人在江湖
我的一个朋友曾在澳大利亚的政治竞选营里工作，他与我分享了他独特的文件整理系统。他只在竞选活动成功以后才来整理桌面。如果他的党派失败了，他就会把一个大垃圾桶拉到办公室里，把桌上的一切都丢进去，然后重新开始。
遗憾的是，对于多数的上班族来说，清理杂乱的桌面并非如此简单。根据Robert Half的一项调查显示，85%的人力资源经理相信，一个人的工作空间，能反映出他的专业性。
对于金融与会计业的专业人才来说，法律规定某些金融文件必须收藏若干年。因此，把一切都丢掉再重新开始，是不可能的。不过，还是可以好好地清理杂乱的桌面，打造更专业的工作空间。
开始动手
不要等到一年或一个月的第一天才来开始，清理桌面并没有所谓的最理想时间。你须要腾出指定的时间来，而一旦开始以后就不要停顿，直到一切都完成。我个人认为，最有效的时间是办公室里最少人的时候，可以避免受到干扰。
不要囤积物品
你是不是有十支原子笔、三个钉书机，一整叠未翻阅的杂志，放在桌上以为有一天会派上用场？如果你这么做，就等于在囤积杂物，要清除这些物品对你来说就会有一定的难度。是时候坦然面对自己，把所有不必要的物品从桌面清走。过去6个月内没有用到的物品，以后也不大可能会用到。
整理，而不是丢掉
把物品丢掉并不等同于整理，尤其对于会计和金融专业人士而言。丢掉以前，先问问自己以下的问题：
——法律上需要收藏这些文件吗？
——有没有最新的版本？
——丢掉以后会发生什么失误吗？
不能丢弃的文件一般属于这三大类别：行动、待定、存档。
——执行：到时间支付的账单、提案、来往信件，或任何须要马上处理的事务。
——待定：会议通知、邀请或任何需要在未来日子里采取行动的事务。记得把这些待处理的项目记录在自己的行事历中，甚至在电脑上贴一张字条。
——存档：合约、保用、已付款单据、往年的账目等等，都须要收藏存档。旧的金融记录可以搬到办公室以外的地方收藏，以腾出宝贵的办公室空间。
“丢弃、执行、待定或存档”这是我自己的一个准则，你也可以试试看。别忘了清理你的电邮箱和垃圾邮箱。
有用的指南与设备
保持井井有条的一个关键是，所有的物品都有固定的存放地点。书架、文件夹、彩色夹子、分隔页、硬碟等等，都能协助你好好地储存办公物品。
数码化
避免打印，除非有绝对必要。如果没有明文规定一定要用纸本文件，收藏电子版文件会更加理想。收据、记录、通知、旧文件等，都可以扫描后储藏起来。外接硬碟或云端储藏可以协助你节省空间，也必须担心万一电脑有问题。
三大守则
办公桌整理好以后，每天请遵守以下三大守则，保持整洁干净：
1. 每天拨出一段时间清理桌面。理想时间是下班以前，第二天上班时就能够拥有洁净的工作空间。如果每天整理无法做到，每星期固定一天也可以。
2. 尽量不要重复接触同份文件。不需要的，丢掉。还需用到的，把它归入执行、待定或存档夹子里。
3. 保持环保概念，尽量电子化。这样可以节省把纸本文存档的时间与精力，以后要取出来使用也更加容易。
清理桌面可提高工作效率，并有助于提升你的专业形象。