392励志文集2014-11-08 11:44
有效掌控时间安排工作，不仅有助提升工作效率，还可以在生活与工作之间取得平衡，有更多时间陪伴家人。
工作太多，时间不够用？
许多上班族最常碰到的困扰，就是时间不够用，担心来不及完成手上的工作。Aventis管理学院的讲师冯国安接受本报访问时指出，时间管理在职场上扮演重要角色，如果可以有效掌控时间安排工作，不单有助提升工作效率，还可以在生活与工作之间取得平衡，有更多时间陪伴家人。冯国安分享了以下五大时间管理的妙方。
1.用记事本
日本沟通专家箱田忠昭在《早上3小时完成一天工作》书中指出，可以准备一本记录“想做却没做”的记事本，一有零碎时间或瞎忙时，就可以拿出来审视，以刺激大脑录音机转动，激发干劲。
此外，如果担心自己在忙绿的工作中，会忘记一些重要的日子，最容易的方法就是把这些重要日期记录在记事本。
比如，亲友的生日、周年纪念日或是一些出国旅游的安排计划等，将它们记录在记事本，不用担心遗忘，也可以更好地安排工作，确保自己有时间策划或庆祝这些重要的日子。
2.设定时间
在进行某个工作项目前，尝试给自己设定一个时间：几点开始，几点完成。这可以避免自己在某个工作项目上，花过多不必要的时间，而耽误了其他更加紧急的任务。
3.安排一天的时间表
学生上课有功课表，职场人士上班同样能够有自己的工作时间表。
比如，可以将工作时间表分成五个时段：早上9时至中午12时，中午12时至下午3时，下午3时至晚上6时，晚上6时至晚上9时，晚上9时至午夜12时。在每个时段，记下所需进行的项目或会议，就能够有效精准的掌握一天的时间行程。
日本时间管理专家高井伸夫在《早上10点以前搞定工作》书中就建议，早上一小时工作效率可抵下午的两三个小时，因此，不妨往前挪两个小时，早上提早两个小时就进办公室。
另外，尝试善用其他的时间。像搭乘地铁或巴士的上班族，在等车或乘车的零碎时间，是最好的自修机会。先搞清楚自己的吸收模式，像“听觉型”的人可靠收听广播、CD；“视觉型”得搭配文字教材，边听边读；“触觉型”准备笔记本或膝上型电脑，边记边学才会有效果。
相同的，在等待会议开始前的时间，不妨趁空档打个电话，扩展人际关系，反复翻阅行事历，以免遗忘小事或约会，或在随身的小记事本，即兴记录一些想法，把握这个做计划、企划的好时机。
4.根据重要性安排工作
上班族可以把手上的工作，按照事情的轻重缓急按顺序排好。
首先完成重要且紧急的，其次是重要但不紧急的，最后才是其他事情。另外不要把时间浪费在无意义的事情上面。
以工作的重要性做了先后安排后，就不用担心耽误最紧急的工作。
上班族甚至可以在每晚睡觉前，先把明天要达成的目标记下来，按重要程度编顺序。隔天一早，即可马上着手第一个目标，达成后再继续实现第二个目标，一路坚持做下去，可事半功倍。
5.不同的沟通方式
一般工作上，难免有很多电邮要回，或是需要拨电话给同事或客户安排工作。
不妨先安排一下，有哪些顾客需要面对面商讨工作，哪些可以通过电话沟通，或哪些只需发电话简讯。有效的沟通方法，可为自己节省不少宝贵的时间。
坏的时间管理法
最糟糕的时间管理法，就是不做任何的安排或规划。
有的人没有为自己设下目标，必须在什么时候完成哪些工作，或是完全不按工作的重要性来作安排，结果容易手忙脚乱，应付不来。
冯国安指出，当职场人士掌握良好的时间管理，有助在生活与工作之间取得平衡，从而有更多时间陪伴家人，甚至可以探讨其他生意的商机。