个人档案的相关政策你知多少？
319古城网2013-02-21 10:04
最近上海和北京发生两起有关个人档案的官司，引起了社会特别是流动人员对个人档案的关注。在中国，每个成年人都有一份个人档案，它像影子一样会陪伴你一生。然而由于种种原因，不少人对个人档案并没有足够的重视。据有关部门不完全统计，仅在全国人才服务机构中，就有60万份个人档案被遗弃，成为死档。其实个人档案在我们的职业生涯中有着无法替代的作用。了解个人档案的相关政策，应是每个劳动者的必修课。
镜头回放
塞进不实之词要承担责任
张小姐是某公司东区服务销售经理，受公司委托，她从一家贸易公司订购一批水晶烟灰缸。事后，贸易公司出具了一张“情况证明”称，他们向张小姐承诺给予一定差价的“好处费”。
依据这份“情况证明”，某公司以严重违反公司纪律为由与张小姐解除了劳动合同。张小姐对公司的处分不服，向法院起诉，静安法院一审判决该公司方支付张小姐解除合同的经济补偿金6.9万元，另付奖金、工资和报销费用等5万元。
官司虽然赢了，但是在张小姐后来找工作中，却均遭用人单位拒绝。费尽周折，她才得知，一切都源于自己人事档案被原来的公司放入了《法纪情况通报》和《处分决定》。于是，她诉诸法院，要求判令某公司停止侵权，并赔偿经济、精神损失。
本案的关键是：用人单位可以把员工考核结果及奖励、惩罚决定放入人事档案，但前提是该奖惩决定必须合法合理。据悉，法院将择日对此案进行判决。
档案保管单位责任
《企业职工档案管理工作规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。
这个文件对职工档案转递规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。
我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调动单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益。
档案事关个人切身利益
《企业职工档案管理工作规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。
这个文件对职工档案转递规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。
我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调换单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益。
企业无权扣押人事档案
不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出，企业以扣押个人（人事）档案作为手段威胁劳动者的做法，是错误的。现实中，经常会有企业以员工在离开公司时不交培训费、不退住房、不交纳违约金等为理由扣住员工的档案不放，也不给办理有关手续，这种以非法的手段来纠正员工的违法行为，也是错误的。
应该说，企业无权以任何理由扣留已离职的员工档案。如果员工因为拒绝承担违约责任或赔偿企业的损失不辞而别，企业正确的做法应该是，通过劳动争议仲裁等法律手段来恢复自己的合法权益，而不应该扣押其个人档案。
遗失或拒退人事档案怎么办
上海市劳动和社会保障局在《关于用人单位遗失或拒退人事档案（含《劳动手册》）劳动者退工登记备案手续处理意见的通知》规定如下：
档案遗失的处理
1、用人单位遗失人事档案（含《劳动手册》），应负责为劳动者补建人事档案和《劳动手册》，并由上级主管部门按照有关规定，对直接责任者予以处理。
2、用人单位遗失劳动者的人事档案（含《劳动手册》）且又注销营业执照的，可由上级主管部门按上述第一条规定补建人事档案和《劳动手册》，并出具证明代为办理劳动者的退工登记备案手续。
3、对无上级主管部门的用人单位且已注销营业执照或虽未注销营业执照，但业主逃匿的，可由受委托档案管理部门办理劳动者的退工登记备案手续。
用人单位拒退人事档案的处理
是指用人单位与劳动者已没有事实劳动关系，且用人单位没有正当理由，而不为劳动者办理退工登记备案手续，拒退人事档案（含《劳动手册》）。
1、用人单位无正当理由拒退人事档案（含《劳动手册》）的，劳动者本人可以在法定期内向各级劳动争议仲裁委员会申请仲裁，由仲裁委员会裁决用人单位为其办理退工退档手续。
2、用人单位仍拒绝办理退工手续的，劳动者本人可以凭已生效的仲裁文书（复印件）及本人身份证、户口簿、一寸证件照两张等相关材料到户口所在地的街道、乡镇劳动服务所进行失业登记，重新申办《劳动手册》。
人事档案查阅规定
（一）查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅理由，管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。
（二）查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的，人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
（三）人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。
（四）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
（五）查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
如何保护自己的权利不受侵犯
因个人档案造成劳动者损失的问题，原来只能通过向上级部门投诉来协调。由于没有上级主管单位的“新企业”越来越多，加上档案涉及劳动者许多切身利益以及劳动者维权意识的提高，“档案官司”开始出现了。这类由档案引起的劳动纠纷由于性质特殊，劳动者要维护自己的合法权益比较困难。那么，读者如何才能维护自己的权利呢？
第一，不要让档案成为“死档”。要知道自己的档案保管在什么地方，其中特别要注意是委托人才服务机构保管的，必须保存好档案保管的证明，及时缴纳费用，不要让自己的档案成为“死档”。
第二，处分材料入档须经本人认定。根据《流动人员档案管理规定》，档案中“收集的材料，必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案”的规定，单位放入档案的材料，特别是对劳动者处理、处分的材料要求经本人签字认定。
第三，劳动关系解除及时转移档案。根据国家有关档案转移的规定，在解除劳动关系后，单位必须在一个月内将该员工的档案转移到所在的街道、新的工作单位。因此当我们结束了前一个工作时，应当关心自己的档案是否及时转移到位，防止在调换工作中档案的丢失。
第四，档案材料与事实不符，可要求单位认定并修改。如果发现单位在自己档案里塞进“黑货”侵犯了自己的就业等合法权利时，必须注重搜集足够的证据，并通过法律维护自己的合法权益。
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最近上海和北京发生两起有关个人档案的官司，引起了社会特别是流动人员对个人档案的关注。在中国，每个成年人都有一份个人档案，它像影子一样会陪伴你一生。然而由于种种原因，不少人对个人档案并没有足够的重视